¿Quién de ustedes, por mucho que se preocupe, puede añadir una sola hora al curso de su vida? Mateo 6:27.
Todos queremos ser productivos. A muchos incluso nos encantaría rendir más y agregar horas al día para hacer más cosas, pero todas hechas con excelencia. Sin embargo, muchas veces nos sentimos enredados en nuestras propias responsabilidades y el tiempo se nos escapa como agua entre los dedos. Sin excepción, todos los seres humanos tenemos la misma restricción de tiempo. 24 horas al día. No hay más. Aunque existe un caso registrado en la historia en el que el reloj retrocedió (Entonces el profeta Isaías invocó al Señor, y el Señor hizo que la sombra retrocediera diez gradas en la escala de Acaz. 2 Reyes 20:11), lo cierto es que todos contamos con la misma cantidad de tiempo y depende de nosotros cómo lo hacemos rendir.
Hechos&Crónicas se dio a la tarea de organizar una lista de cosas que aplican las personas que rinden con alta productividad para que usted comience a aplicar en su vida diaria y logre mejorar su productividad, sin sacrificar su tranquilidad.
Se comen los sapos más grandes
Seguramente habrá leído “Tráguese ese sapo” de Brian Tracy. Si no, alerta de spoiler. Lo mejor es arrancar por el mayor problema o la tarea más grande, claramente partiéndola en pedacitos, de lo contrario se atorará. Las personas altamente productivas arrancan por el sapo más grande. La sensación de resolver algo grande, brinda satisfacción para seguir con las tareas más pequeñas.
Son muy buenos en el manejo de la agenda
Sin lugar a dudas que las personas altamente efectivas cuentan con una gran capacidad de gestionar la agenda. Acá algunos elementos que realmente sirven.
No son multitarea
Ese cuento de que se es muy bueno por ser “multi-tarea”, es mentira. Así de simple, esta es la peor estrategia para poder ser productivo, los seres humanos somos eso, humanos. Sabemos y fuimos hechos para hacer una sola cosa, nada más, nada menos. Tener que hacer varias tareas al mismo tiempo solo demuestra desorden en la agenda. No permita que su trabajo o su vida diaria se convierta en eso, pues en poco tiempo se sentirá abrumado y comenzará a sufrir de burn out.
Tenga una rutina
Somos seres rutinarios y así cambie con el transcurso del año, siempre mantenga el mismo horario… Como en el colegio.
Arme bloques
Agrupe las reuniones afuera por días, las sesiones en la oficina también. Incluso el tiempo libre.
Optimice el tiempo
Busque que sus reuniones sean de 30 minutos y las llamadas de 15. Somos latinos y hablamos de más. Esto ayuda mucho a ser eficiente.
Habilite espacios para que otros usen su agenda
Hay un montón de herramientas que les permiten responder y entregar momentos de su día a otros para que pidan sus reuniones.
Cree espacios para leer el correo
en ciertos momentos del día. No se la pase revisando correos, es la peor de las estrategias.
Cree tiempo para usted
Eso incluye a su familia. Si no lo pone en la agenda, honestamente, no tendrá tiempo nunca. Se deben cuidar mucho estos espacios. Son los que llenan de energía para atacar las semanas.
No tocan dos veces la misma Cosa
“Ficha movida, ficha perdida” se dice cuando jugamos parqués o ajedrez. Así es en la vida real. Si va a arrancar algo para dejarlo incompleto, mejor no lo arranque. Y si ya lo trabajó, no se quede revisándolo en busca de la perfección. Nunca se sentirá completamente satisfecho y sí perderá mucho tiempo.
Preparan el día siguiente al final de su día
Esta es la que más cuesta, pero en la que muchas mujeres son mejores. Las mujeres tienen visión para planear lo que viene el día siguiente. Desde dejar la ropa lista y las cosas que se deben llevar, hasta organizar la lista de pendientes para poder llegar con la tarea hecha.
Es un excelente hábito tener claro lo que vamos a hacer, ayuda a definir qué es lo importante. Cuando prepare el siguiente día, vaya y revise la diferencia entre lo importante y lo urgente. Ayuda mucho a quitar ruido de su agenda.
Evitan sucumbir a lo urgente
Este es el mayor problema de todos. Atendemos cosas urgentes que no lo eran tanto y que al final, si le diéramos manejo priorizando lo importante, tendríamos la capacidad de ser mucho más productivos.
Para esto es fundamental comprender la diferencia entre urgente e importante. Mantenga escrita la definición de estos dos puntos en un lugar que consulte con frecuencia: Urgente se refiere a las tareas que requieren de atención inmediata, que nos ponen reactivos, a la defensiva, negativos, apurados y desenfocados. Importante, son aquellas tareas que contribuyen a la misión de largo plazo.
Normalmente, las tareas importantes son urgentes. Pero las urgentes no son importantes. Enfocarse en lo importante nos pone en un estado responsivo, trae calma, nos hace estratégicos e innovadores.
Usan la tecnología para su beneficio
Ponga alertas a sus temas importantes, aplique filtros de correo en su buzón, cree listas con recordatorios.
Use aplicaciones de calendario digital. Aplique métodos para poder ser más eficiente. Invierta en ello.
La inteligencia artificial es una gran aliada si la sabemos manejar a nuestro favor, así que capacítese y busque aprender de todo lo que Dios ha puesto a su alrededor. Dios nos ha enseñado la importancia de ser ordenados. En el orden hay paz y productividad. El manejo del tiempo es el talento más valioso que podemos gestionar acá en la tierra e incluso en el cielo, pero sino lo aprovechamos bien, se nos irá de las manos.
Foto: Kelly Sikkema – Unsplash (Foto usada bajo licencia Creative Commons)
